Todo dia você tem a sensação de que as horas estão passando mais rápido, ficando difícil dar conta de tudo? Isso acontece com muita gente e atrapalha as atividades de trabalho e estudo, mas dá para driblar essa situação, fazendo a gestão do tempo eficiente.
E não pense que é complicado fazer isso, pois, ao planejar seu dia e suas tarefas, você usa o relógio a seu favor, melhorando sua produtividade.
Legal, né? Quer saber como gerenciar seu tempo com eficácia? Confira a seguir os principais métodos e aplicativos que podem ajudar você!
O que é gestão do tempo?
É como você utiliza seu tempo para realizar suas tarefas e compromissos, ou seja, a forma como se planeja e se organiza para dar conta dessas obrigações. A ideia é se programar, verificar as prioridades e, se preciso, até usar métodos para otimizar sua rotina.
Como a gestão do tempo pode influenciar positivamente no desempenho do trabalho e dos estudos?
Quando você sabe fazer a gestão do tempo, consegue organizar suas demandas. Assim, pode entregar suas tarefas no prazo ou se planejar para estudar com tranquilidade. Isso porque você deixa de correr contra o relógio e pode se concentrar melhor para realizar suas atividades.
Gestão do tempo x produtividade: veja como isso funciona
Ao gerenciar seu tempo com eficiência, é possível planejar o seu dia e ter mais foco para executar suas demandas — por isso, desenvolver essa habilidade vai trazer vantagens para o trabalho e estudos.
O objetivo é ter uma agenda, para dar conta do que é mais urgente em primeiro lugar, e evitar procrastinar. É necessário ainda ficar longe das distrações, como ficar olhando o smartphone a todo momento, para checar atualizações nas redes sociais, ou parar para conversar com o colega de trabalho várias vezes ao dia.
Pode parecer bobagem, mas essas “paradas” tomam minutos preciosos do seu tempo e também fazem a nossa cabeça ir longe, ou seja, fica difícil se concentrar novamente para continuar o que estava fazendo.
Mas ninguém está falando de trabalhar ou estudar por horas a fio, afinal não somos máquinas. Então, como fazer? Com a gestão do tempo, você se organiza e faz pausas programadas, o que melhora sua atenção e rendimento. Isso é importante para relaxar o cérebro, evitar o cansaço e voltar com tudo para continuar a tarefa.
No trabalho, ao gerenciar bem o seu tempo, você consegue dar conta das demandas e lidar com urgências e imprevistos, melhorando sua imagem profissional.
4 principais métodos para fazer uma boa gestão do tempo
Para fazer a gestão de tempo e melhorar sua produtividade, você pode utilizar alguns métodos. Veja os 4 principais!
- Matriz de Eisenhower
Permite organizar suas demandas por urgência (relacionadas às suas metas e objetivos) e importância (relacionadas ao prazo de entrega). Para utilizá-la, você faz um plano cartesiano, dividido em quatro quadrantes.
No eixo vertical (y), estão as tarefas segundo o nível de importância e no horizontal (x), de acordo com o nível de urgência.
Logo, a matriz fica dividida nos seguintes quadrantes: demandas urgentes e importantes; demandas urgentes, mas não importantes; demandas importantes, mas não urgentes; e demandas nem urgentes, nem importantes.
- Método GTD
GTD é a sigla de Getting Things Done, que pode ser traduzido como “fazendo as coisas”. O método tem como objetivo organizar sua rotina e é dividido em cinco processos:
- registrar — registre seus afazeres;
- esclarecer — classifique as tarefas segundo o nível de importância ou urgência;
- organizar — organize as demandas em uma lista de acordo com a prioridade;
- revisar — revise as tarefas, verificando se algo novo entrou nesse planejamento e precisa ser acrescentado;
- fazer — execute as tarefas seguindo o planejamento estipulado.
- Método Pomodoro
Técnica que estabelece pausas na realização das suas atividades. Funciona assim: você faz uma tarefa por 25 minutos, pausa por 5 minutos e vai assim até completar 2 horas (ou 4 ciclos). Após os 4 ciclos, você pode fazer uma parada mais longa, de 15 a 30 minutos.
A cada pausa, você pode descansar a mente e retomar sua atividade com mais foco. Além disso, o tempo de execução e pausas pode ser estabelecido de acordo com sua preferência, como fazer a atividade por 40 minutos e parar por 10 minutos.
- Método Kanban
Nesse método, você acompanha o andamento de uma atividade e, para isso, faz uso de cartões ou post-its ou faz esse acompanhamento por meio de ferramentas digitais. A ideia é ter um quadro, dividido em colunas, para entender o fluxo de trabalho.
As divisões no Kanban são: para fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done). Assim, é um sistema em que você pode acompanhar o gerenciamento das tarefas de acordo com sua movimentação pelo quadro.
Conheça aplicativos que podem auxiliar na sua gestão do tempo
Existem diferentes aplicativos que ajudam você a organizar suas tarefas e fazer a gestão do tempo com mais agilidade. São eles:
- Google Agenda — une agenda e calendário, mostrando um panorama dos seus afazeres. Ela envia notificações de seus compromissos e permite compartilhar sua programação com outros contatos;
- Trello — app de gestão de projetos, ideal para trabalhos em equipe, pois permite manter as demandas organizadas e visualizar o andamento das tarefas;
- Notion — ferramenta que facilita o trabalho colaborativo, pois permite organizar e distribuir tarefas, além de compartilhar projetos e documentos;
- Asana — app que utiliza o método Kanban, facilitando o trabalho em equipe, pois mostra cada projeto/tarefa, quem está envolvido, prazo de entrega e as fases da produção;
- Evernote — mostra o calendário, sua agenda, notas e afazeres, permitindo se planejar e organizar melhor as demandas.
Ao fazer a gestão do tempo, você consegue ter uma rotina mais organizada, o que ajuda a reduzir a ansiedade e estresse, contribuindo para sua saúde física e mental.
Ajude outras pessoas a gerenciar melhor o tempo, compartilhando as informações que trouxemos aqui em suas redes sociais!