A rotina de um profissional muitas vezes inclui trabalho e estudos na faculdade, somando às rotinas de vida adulta pode ser bem desafiador manter o foco e gerenciar todas as tarefas, de maneira eficiente.
Por esse motivo, é importante otimizar o tempo, fazendo algumas mudanças de hábitos e usando estratégias adequadas.
Neste conteúdo mostramos que é possível se tornar mais produtivo e alcançar tantos os objetivos profissionais quanto acadêmicos com 5 dicas que você pode adotar hoje mesmo! Confira.
O que é otimizar o tempo?
Otimizar o tempo é conseguir usar de forma mais eficiente as horas do seu dia. Essa prática serve para realizar tarefas e alcançar objetivos, reduzindo desperdícios de tempo e aumentando a produtividade em todas as tarefas executadas.
Para isso, é necessário usar algumas estratégias eficientes, como o planejamento, priorização de atividades e a eliminação de distrações, por exemplo. O objetivo de otimizar o tempo é fazer mais em menos tempo, mantendo a qualidade.
Por que otimizar o tempo?
Você sabia que otimizar o tempo pode te ajudar a reduzir o estresse e a sobrecarga? Isso acontece porque a otimização do tempo aumenta a produtividade, mas, também mantém a qualidade do trabalho, evitando dores de cabeça futuras.
Em outras palavras, ela facilita o cumprimento de prazos e a realização de objetivos, tanto no âmbito profissional quanto no âmbito acadêmico.
Sendo assim, se você trabalha e estuda, ao otimizar o tempo gasto na sua rotina, terá uma maior sensação de controle sobre as suas atividades e responsabilidades. Fora isso, ao praticar essa organização, sobra mais tempo para atividades pessoais, como o lazer e o descanso.
Confira 5 dicas para otimizar o seu tempo
A otimização do tempo, além de ajudar no aumento da produtividade, também melhora o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Nas linhas abaixo, veja dicas de como otimizar o seu tempo:
1. Faça uma lista
As listas são usadas como uma excelente técnica para otimizar tempo e gerenciar suas tarefas. Por essa razão, se o seu desejo é ser mais organizado e produtivo, comece fazendo uma lista com as suas responsabilidades.
Inicie a sua lista classificando as tarefas por ordem de importância e urgência. Em seguida, utilize sistemas como o método Pomodoro ou a Matriz de Eisenhower, para ajudar na priorização e produção.
Lembre-se de descrever claramente cada tarefa a ser realizada. Por exemplo, em vez de escrever “trabalhar no projeto”, detalhe as etapas: “pesquisar fontes”, “fazer a introdução”, “revisar texto”, etc.
2. Utilize aplicativos
Tarefas grandes e complexas podem ser desmotivadoras, fazendo com que o indivíduo use a procrastinação como uma ferramenta de escape. Mas, acontece que a procrastinação pode acabar dificultando o progresso ainda mais.
Diante disso, procure fazer gestão do seu tempo com o auxílio de aplicativos como o Todoist, Trello e Asana, conforme sua preferência. Pois, esses aplicativos descomplicam grandes tarefas, já que você pode ir fazendo por partes.
Além de apostar em recursos como despertadores, para marcar com exatidão o tempo de descanso, e assim não procrastinar.
3. Delegue tarefas
Para ser produtivo, você não precisa dar conta de tudo sozinho! Nesse sentido, aprender a delegar tarefas pode te ajudar – e muito – a cumprir prazos de forma mais eficiente e sem estresse.
Mas, como delegar tarefas e ter sucesso nessa empreitada? Comece escolhendo a pessoa certa, para assumir as funções. Explique a tarefa, objetivos e prazos de forma detalhada.
Também garanta que a pessoa tenha as ferramentas e informações necessárias para a realização da atividade. Além disso, informe claramente os prazos para conclusão do serviço.
4. Saiba priorizar
No seu dia a dia, algumas tarefas são mais importantes que outras, ou seja, prioridades. Embora todas as atividades precisam ser realizadas, é importante saber identificar essas prioridades, para que elas sejam trabalhadas da maneira certa.
Portanto, liste todas as tarefas que precisam ser realizadas. Para isso, você pode usar a Matriz de Eisenhower, que segue a estrutura:
- Urgente e importante;
- Importante, mas não urgente;
- Urgente, mas não importante;
- Nem urgente, nem importante.
5. Defina prazos
Identifique os prazos de cada tarefa e priorize as que têm prazos mais próximos, para começar a realizá-las. Pois, somente ao determinar o impacto e prazos de cada tarefa, você conseguirá alcançar os seus objetivos.
Para aumentar a sua produtividade e entregar todas as tarefas dentro da data prevista, execute as atividades mais difíceis quando estiver mais alerta.
Ademais, após definir os prazos de cada tarefa, ajuste suas prioridades conforme surgem novas tarefas. Até porque, as circunstâncias podem mudar, fazendo com que outras atividades passem a ter prioridade. Deseja saber mais dicas para ter sucesso profissional e acadêmico? Então acompanhe o nosso blog e confira informações relevantes sobre o assunto!